Créer et gérer des ensembles/kits d'exemplaires

Koha permet la création d'ensembles. Cette option permet de créer une notice pour gérer des kits thématiques contenant plusieurs parties. Elle permet de créer un exemplaire et d'y greffer des exemplaires de plusieurs notices différentes (périodiques, bandes dessinées, monographies, DVD, etc.). Le retour sera facilité, puisque les exemplaires manquants sont indiqués.

Collecto suggère de créer de nouvelles notices pour les ensembles/kits et d'y ajouter les exemplaires qui les composeront.

Cette possibilité est différente de la création de groupes d’exemplaires. 

Préférences

Il y a deux préférences système à paramétrer:

1. BundleNotLoanValue permet d'indiquer à l'OPAC le statut pour la valeur ajoutée à l'ensemble pour les exemplaires en faisant partie.
   
2. BundleLostValue permet d'indiquer la valeur autorisée pour représenter les exemplaires manquants de l'ensemble au moment du retour.

Valeur autorisée

Une nouvelle valeur autorisée Added to bundle sera ajoutée à la catégorie NOT_LOAN. Cette valeur s'ajoute en anglais par défaut et doit être traduite manuellement.

Une autre valeur autorisée sera ajoutée, cette fois à la catégorie LOST. Il s'agit de la valeur pour déclarer un exemplaire d'un ensemble perdu. Cette valeur s'ajoute en anglais par défaut et doit être traduite manuellement. Elle s'intitule Missing from bundle.

Catalogage

Pour qu'une notice puisse avoir des groupes d'exemplaires, il faut inscrire la mention "Collection" à la position 7 de la zone 000.

Une nouvelle action pour la création des groupes s'affichera dans le tableau des exemplaires.

Le bouton [Gérer l'ensemble] sera disponible pour l’ensemble des exemplaires de la notice. En cliquant sur le bouton, un tableau s'affichera pour paramétrer l’exemplaire dans le groupe.

Inscrire les données des exemplaires qui feront partie de ce groupe.

En cliquant sur le bouton [Ajouter à l'ensemble] une fenêtre s'ouvrira et il sera possible d'inscrire le code-barres de l'exemplaire à ajouter dans le groupe.

Une fois le code-barres inscrit, vous devrez cliquer sur le bouton [Valider].

Le statut de l'exemplaire ajouté sera alors inscrit comme Exclu du prêt et il y aura la mention du groupe d'exemplaires.

Prêt

Lors du prêt de l'exemplaire, il y aura la mention du nombre d'exemplaires composant cet ensemble.

Retour

Lors du retour, il y aura un message de confirmation pour valider le contenu de l'ensemble. 

Il sera possible de scanner la liste des exemplaires composant cet ensemble. 

À noter que les exemplaires de l’ensemble non scannés seront considérés comme perdus. Ils seront donc chargés dans le compte de l'usager en fonction de ce qui est paramétré dans l'instance. Lorsque les documents sont scannés, cliquer sur le bouton [Confirmer le retour et déclarer perdus les exemplaires manquants].

Si les exemplaires ont tous été vérifiés, le message suivant s'affichera:

Cliquer sur l’option voir la liste du contenu si désiré.

S'il manque un exemplaire dans l'ensemble, il sera considéré perdu et le message suivant s'affichera:

Il est possible de consulter la liste du contenu mis à jour et la liste des exemplaires manquants.

Il est aussi possible de cliquer sur le bouton [Confirmer le retour sans vérifier le contenu de l'ensemble]. Le retour s’effectua et toutes les parties de l'ensemble seront retournées. Si des éléments sont manquants, ils ne seront pas considérés perdus.

Article révisé dans la version 25.05.

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