Cacher des notices ou des exemplaires à l’Opac

Cacher des notices ou des exemplaires à l’Opac

Il existe deux façons de cacher des notices à l’OPAC selon ce que vous avez besoin : cacher une notice en particulier ou alors cacher plusieurs notices qui répondent à une même règle (même type de document, même localisation, etc.)

1. Cacher des notices avec la préférence système opacsuppression

Attention, cette préférence système ne doit pas être activée avant d’avoir modifié au moins une notice!
Si vous activez la préférence système alors qu'aucune notice dans votre catalogue n'a la zone 942$n remplie, toutes les notices de votre OPAC seront cachées.
Si vous voulez cacher une notice en particulier et pas tout un lot de notices, vous devez rajouter dans la zone 942$n le chiffre 1.

1 signifie qu’on veut que la notice soit « supprimée » de l’opac. La notice ne sera en aucun cas supprimée, elle sera juste cachée à l’opac mais sera toujours accessible à l’intranet. Le champ doit être vide quand vous voulez que la notice apparaisse à l’opac.

Une fois que vous avez inscrit 1 dans la zone 942$n, vous pouvez activer la préférence système opacsuppression, la notice sera alors cachée à l’opac. (Si votre notice comporte plusieurs exemplaires et que vous souhaitez seulement cacher un exemplaire en particulier, cette préférence système ne vous aidera pas car toute la notice sera cachée).

Si vous souhaitez traiter un lot de notices avec cette méthode, vous pouvez exporter les notices, les traiter en lot avec MarcEdit et réimporter ensuite les notices dans Koha.
N’hésitez pas à nous solliciter si vous avez besoin d’aide pour cette opération.

2. Cacher des exemplaires et des notices avec l'ensemble de préférences système OpacHiddenItems / OpacHiddenItemsExceptions /OpacHiddenItemsHidesReccord  

OpacHiddenItems

Il faut d’abord choisir ce que vous voulez cacher à l’opac, une localisation? un statut Exclu du prêt? un site au complet? un type de document?

Voici un tableau pour vous aider à paramétrer la préférence système. Il existe probablement d'autres valeurs autorisés possible, mais ce sont celles que nous avons testés.

Pour insérer le code vous devez inscrire le code de la 3ème colonne, suivi de la valeur autorisée que vous souhaitez cacher. Si pour WITHDRAWN, vous avez plusieurs valeurs autorisées, il faudra inscrire tous les chiffres correspondant. Par exemple :  withdrawn: [1, 2, 5]

Attention! Veuillez bien insérer un espace entre les : et le premier crochet carré sinon le code ne fonctionnera pas.

Exemple:

Votre localisation « document perdu » a pour valeur autorisée DOC.PERD, vous devez inscrire dans la préférence système :
location: [DOC.PERD]

Un type de document avec le code ROM, vous devez inscrire dans la préférence système :

itype: [ROM]

Vous pouvez aussi combiner plusieurs valeurs, en ajoutant une virgule entre les codes.

Exemple:

Vous voulez cacher les documents de la valeur autorisée NOT_LOAN : commander (1) et Commandé (-1), vous devez inscrire dans la préférence système :

notforloan: [1,-1]

Exemple:

Vous voulez cacher les documents de la valeur autorisée WITHDRAWN : retiré (1), vous devez inscrire dans la préférence système :

withdrawn: [1]

Voir la vidéo suivante pour comprendre le fonctionnement : 




OpacHiddenItemsExceptions

Vous avez la possibilité de déterminer des catégories d'usagers de votre bibliothèque qui pourront quand même consulter les notices cachées de l'OPAC. Pour ce faire, vous devez inscrire le code de la catégorie d'usager dans la préférence système OpacHiddenItemsExceptions.


Si vous désirez permettre à plusieurs catégories d'usagers de voir les exemplaires cachés, vous devez inscrire un "|" entre chaque code de catégorie différent.

Il faut noter que cette fonctionnalité de permet pas de faire afficher les catégories cachées dans le bordereau de recherche avancée, mais bien de pouvoir consulter en vue détaillée les notices cachées par ces catégories d’usagers.

OPACHiddenItemsHidesReccord

Depuis la version 21.05, il y a une préférence système qui s'est ajouté au groupe OPACHiddenItems avec OPACHiddenItemsHidesRecord. Cette dernière permet de cacher automatiquement les notices dont tous les exemplaires sont cachés par OPACHiddenItems. 


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